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Marcia P., me escreve contando as dificuldades que está enfrentando em sua organização, pela quantidade de reuniões, somadas as longas apresentações, todas com apoio áudio-visual, mas sempre “PowerPoint e arquivos entre 120 e 180 slides.

Claro que o problema não é o PowerPoint, mas sim a forma com que está sendo sua utilização, pois a falta de preparo para apresentações, ou os chamados “ensaios” antes das apresentações, não para decorar, mas para compreender e melhor comunicar o que se está pensando, conforme ensina meu Mestre Reinaldo Polito, hoje já não acontecem em algumas organizações.

Então o slide “PowerPoint” não fica com a síntese, com o mais importante a ser apresentado, mas com o conteúdo que o apresentador precisa se lembrar. Ou seja, em vez de apresentação, torna-se um exercício de leitura.

“Muita nuca” do apresentador e “pouco rosto”, ou seja, um dos grandes pecados, o de ficar de costas ou de lado para platéia (audiência), porque se faz necessário ficar “de cara” para o slide”. Se faltar energia elétrica…ah D´us, não haverá apresentação, pois “tudo” está no arquivo e não na “cabeça” do apresentador.

Mas, Marcia, conforme fui lendo sua mensagem, lembrei-me das dicas contidas em um bom livro para “tirar este stress” atual e com isso, você poder enxergar muita luz no final do túnel.

Trata-se de Obrigado Pela Informação que Você não Me Deu! - Relevância, Concisão e Simplicidade na Comunicação Empresarial, de Normann Kestenbaum, publicado pela Editora Campus - Elsevier em 2007.

Em síntese, a qualidade da informação e a clareza de raciocínio podem determinar o sucesso ou fracasso de um negócio. Ou de uma idéia. Ou de uma proposta à diretoria ou de uma recomendação ao Conselho de Administração.

Com vasta experiência no assunto, Normann Kestenbaum nos ensina aqui o quanto uma boa gestão deve estar atenta aos problemas que acometem todos os executivos na atualidade: o excesso de informação, a falta de tempo e a dispersão típica da atual geração multitarefa.

Abrindo mão do palavreado redundante e sem sentido, muito comum no meio empresarial, Normann vai direto ao ponto ao nos ensinar do que é feita uma apresentação que possa ser compreendida por todos, sem exceção e, sobretudo, que atinja os seus objetivos iniciais.

Para tanto, o autor coloca o PowerPoint em seu devido lugar, como um simples veículo para transportar um conteúdo de qualidade e de idéias frutos de raciocínio.

Especialista em Expressão de Idéias, em Obrigado pela informação que você não me deu!, Normann Kestenbaum dá todas as dicas, com exemplos práticos, aponta os erros mais freqüentes na apresentação de uma idéia, e ainda responde a questões como: O que não se deve fazer nunca?

O que se deve fazer sempre? Afinal, ele se apóia em erros e acertos colecionados durante muitos anos na estruturação de raciocínios, na formulação da lógica de conteúdos e na conseqüente exposição das idéias junto à direção de grandes empresas no Brasil e ao redor do mundo, nas mais diversas situações corporativas.

Normann define assim: “uma apresentação é um exercício organizado de sustentação de uma proposta colocada logo nos primeiros momentos”. E alerta – “a qualidade da estruturação e expressão das nossas propostas de valor será um grande diferencial competitivo da atualidade”.

Mostra-nos ainda como praticar e adotar, sem temor, concisão e simplicidade, princípios indispensáveis em comunicação. Reforça a importância do exercício da reflexão e uso do conhecimento como fatores-chave na geração de conteúdo de qualidade.

Neste livro o autor explica toda a sua metodologia de trabalho desenvolvida ao longo das últimas décadas, e que ajuda enormemente a melhorar a qualidade da tomada de decisão, provocando um melhor discernimento sobre o assunto. “Sobretudo quando a diretoria lhe conceder apenas 20 minutos para convencê-la a investir 20 milhões na sua idéia. E precisa mais tempo? Quem ler este livro vai descobrir que não”, garante Paulo C. Novis, ao prefaciar este trabalho.

E para finalizar este post, as palavras de José Carlos Grubisich, Presidente da Braskem:

“Normann participou dos principais momentos da trajetória da Braskem, um case empresarial de sucesso, sempre com uma contribuição importante apoiando nossos líderes de negócios a se focarem no conteúdo, na síntese da mensagem, separando o que é relevante do que é acessório e dispensável. Conquistou, dessa maneira, a admiração e o respeito de todas as equipes da empresa. Neste livro, compartilha, o conhecimento, experiência e o valioso ativo intangível que acumulou ao longo da sua bem-sucedida carreira profissional no tema de comunicação.
É importante refletir sobre a provocação que Norman propõe neste livro, a respeito da necessidade de desenvolvermos uma capacidade de síntese que nos permita condensar a visão do que é importante e estratégico em um só slide. A assimilação desses conceitos certamente permitirá uma evolução notável nos resultados obtidos nesse processo de comunicação.”
Fonte: Editora Campus - Elsevier